Accesibilitate PDF

Documente PDF accesibile: audit pentru contracte, facturi, rapoarte și formulare, conform PDF/UA, WCAG și EN 301 549

Contractele, facturile, extrasele, ofertele, rapoartele anuale și formularele ajung la clienți, de cele mai multe ori, ca documente PDF. Pentru un cititor de ecran, însă, un PDF poate fi un document clar și ușor de parcurs sau un șir de cuvinte fără ordine, fără titluri și cu tabele lipsite de sens. Diferența nu se vede pe ecran, ci în structura internă a fișierului.

Vă oferim audit de accesibilitate pentru documente PDF: verificăm structura, ordinea de citire, tabelele, imaginile și formularele, testăm documentele cu cititoare de ecran și cu persoane cu dizabilități și vă spunem exact ce trebuie corectat în document sau în șablonul din care este generat. Auditul poate fi plătit prin mecanismul unităților protejate.

Ce cere legea pentru documentele PDF

Companiile vizate de Legea nr. 232/2022

Legea nr. 232/2022 cere ca serviciile pentru consumatori pe care le vizează, cum ar fi comerțul electronic, serviciile bancare, telecomunicațiile sau transportul de pasageri, să fie accesibile din 28 iunie 2025, inclusiv informațiile despre funcționarea serviciului. Contractele, condițiile generale, extrasele, facturile și biletele trimise clienților fac parte din experiența serviciului. Dacă ele nu pot fi citite cu un cititor de ecran, serviciul nu este cu adevărat accesibil, chiar dacă site-ul și aplicația sunt.

Instituțiile publice

OUG nr. 112/2018 se aplică și documentelor publicate pe site-urile organismelor din sectorul public: hotărâri, regulamente, formulare, rapoarte, anunțuri. Directiva europeană pe care o transpune exceptează, în general, documentele de birou publicate înainte de 23 septembrie 2018, dacă nu sunt necesare pentru proceduri administrative în desfășurare. Iar Legea nr. 448/2006 (art. 71) le cere autorităților publice să-și facă paginile de internet accesibile tocmai pentru ca persoanele cu dizabilități vizuale și intelectuale să poată accesa documentele electronice.

Ce standarde se aplică

• PDF/UA (ISO 14289): standardul internațional dedicat documentelor PDF accesibile. A doua versiune, PDF/UA-2, a fost publicată în 2024, pentru formatul PDF 2.0.
• WCAG 2.1, nivelul AA: criteriile generale de accesibilitate, cu tehnici specifice pentru PDF.
• EN 301 549: standardul european de referință, care are un capitol dedicat documentelor care nu sunt pagini web.

Pentru verificarea conformității cu PDF/UA folosim ca reper Protocolul Matterhorn al PDF Association, care împarte cerințele în condiții verificabile automat și condiții care cer evaluare umană.

Cum audităm documentele PDF

1. Inventarul. Stabilim împreună ce tipuri de documente aveți și cum sunt produse: șabloane Word sau InDesign, documente generate automat de sisteme de facturare sau ERP, documente scanate, formulare.
2. Eșantionul. Alegem documentele reprezentative și pe cele mai folosite: contractul standard, factura, extrasul, formularul de cerere, raportul anual.
3. Verificări automate. Folosim instrumente precum PAC 2024 sau verificarea de accesibilitate din Adobe Acrobat Pro. Ele găsesc rapid problemele tehnice, dar nu pot spune dacă ordinea de citire are sens sau dacă un text alternativ descrie corect imaginea.
4. Verificare manuală. Comparăm structura de etichete cu conținutul vizibil: titluri, liste, tabele, imagini, artefacte, linkuri, câmpuri de formular, titlul și limba documentului.
5. Testare cu tehnologii asistive. Citim documentele cu cititoare de ecran, de exemplu NVDA și VoiceOver, le mărim, le reașezăm pentru ecrane mici și verificăm contrastul.
6. Testare cu persoane cu dizabilități. Utilizatori cu dizabilități parcurg documentele așa cum o fac zilnic.
7. Raport și recomandări. Pentru fiecare problemă arătăm unde trebuie corectată: în documentul sursă, în șablon sau în sistemul care generează PDF-ul.
8. Retestare. După corecții, verificăm din nou documentele și confirmăm ce s-a rezolvat.

Ce verificăm la fiecare document

• dacă tot conținutul este etichetat, iar ordinea etichetelor urmează ordinea logică de citire;
• dacă titlurile sunt marcate ierarhic, fără niveluri sărite;
• dacă listele, tabelele și celulele de antet sunt marcate corect, inclusiv în tabelele cu mai multe niveluri de antet;
• dacă imaginile informative au text alternativ potrivit, iar cele decorative, antetele și subsolurile sunt artefacte;
• dacă documentul are un titlu, afișat în locul numelui fișierului;
• dacă limba documentului este declarată, iar fragmentele în altă limbă sunt marcate;
• dacă documentele lungi au semne de carte;
• dacă linkurile și câmpurile de formular au nume clare și o ordine corectă de parcurgere;
• dacă fonturile au corespondență Unicode și dacă setările de securitate permit accesul tehnologiilor asistive.

Corectați sursa, nu fiecare PDF în parte

Cele mai multe probleme se nasc înainte de PDF, în documentul sau în sistemul din care este produs. De aceea, recomandările noastre merg acolo unde corecția are efect pe termen lung:

• Documente Word: stiluri pentru titluri și liste, text alternativ pentru imagini, tabele cu rând de antet, titlu și limbă setate, iar la export, opțiunea care păstrează etichetele de accesibilitate.
• Documente InDesign: stiluri de paragraf asociate etichetelor, ordinea de citire stabilită din panoul Articles și text alternativ în opțiunile de export ale fiecărui obiect.
• Prezentări PowerPoint: fiecare slide are un titlu unic, ordinea de citire a obiectelor este stabilită din panoul dedicat, iar imaginile și graficele au text alternativ, înainte de exportul în PDF.
• Rapoarte cu grafice: fiecare grafic are o descriere a concluziei și, unde cifrele contează, un tabel cu datele.
• PDF-uri generate automat, precum facturile, extrasele și contractele: corecția se face o singură dată, în șablon sau în sistemul de generare, nu în fiecare din miile de documente. Unele generatoare produc implicit PDF-uri fără etichete și trebuie configurate sau înlocuite.
• Documente scanate: cea mai bună soluție este publicarea versiunii digitale originale. Semnătura electronică poate fi aplicată direct pe un PDF accesibil, fără scanare.
• Conținut citit mai ales online: o pagină web este adesea mai accesibilă și mai ușor de actualizat decât un PDF. Pentru formulare, un formular online bine construit este aproape întotdeauna mai bun decât unul în PDF.

Corecțiile le face echipa dumneavoastră, agenția de design sau furnizorul sistemului, pe baza raportului. Serviciul nostru pentru PDF-uri este auditul, cu retestare după corecții.

Formulare PDF accesibile

Formularele sunt documentele cu cele mai multe bariere, pentru că trebuie nu doar citite, ci și completate. Un formular PDF accesibil are:

• câmpuri interactive, nu linii de completat ca pe hârtie;
• o etichetă clară pentru fiecare câmp, citită de cititorul de ecran;
• o ordine de completare care urmează ordinea vizuală;
• câmpurile obligatorii și formatul cerut explicate în text;
• instrucțiunile plasate înaintea câmpurilor la care se referă;
• casete de bifat și butoane radio grupate logic;
• indicații clare despre ce urmează după completare: trimiterea online, salvarea sau tipărirea;
• câmpuri de semnătură electronică etichetate, pe care utilizatorul le poate găsi și folosi și cu un cititor de ecran.

Dacă formularul se completează online, un formular web construit corect este, de regulă, alegerea mai bună. Auditul vă arată dacă formularele PDF existente pot fi aduse la nivelul cerut sau dacă merită înlocuite.